Reuniões Produtivas

Olá, eu sou o Mauro Duarte da DH10 Desenvolvimento Humano.

Você já teve problemas ao participar de reuniões longas e sem foco e fica frustrado por perder tempo e não conseguir conduzir os assuntos de forma apropriada e produtiva?

Então, resolvi escrever este artigo para te apoiar na condução de reuniões eficazes.

Dica 1 – Escolha dos participantes

Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que os líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. 

Dica 2 – Comunique o Objetivo

Comunique previamente, qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes. A equipe precisa chegar à sala de reunião sabendo qual o assunto que será abordado. O ideal é que todos se preparem com sugestões, relatórios e informações que apoiarão as tomadas de decisões e ações que serão implementadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões com agilidade e foco.

Dica 3 – Reserva do local

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar espaço com recursos audiovisuais e de informática e com acesso rápido a internet e a rede da empresa.

Dica 4 – Tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

Dica 5 – Preparação

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de agir de forma pró – ativa entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão. Reúna fatos e dados para servir de apoio as suas argumentação.

Dica 6 – Comunicação positiva

Evite sermões e ironias, pois isso prejudica a produtividade da reunião e a sintonia entre os participantes. Mesmo que o estresse esteja elevado, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser transmitido de forma equilibrada, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para discussões desnecessárias. Foque na solução!

Dica 7 – Conclusões

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos ficaram em aberto? Para que aquela sensação de dúvida não predomine, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas, com prazos e responsáveis bem definidos.

Dica 8 – Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, documente o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.

É isso aí eu espero que com estas dicas fique muito mais fácil você conduzir as suas reuniões e obter resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.

Então agora, responda com seus comentários e dúvidas, ou dizendo o que achou deste artigo.

Forte Abraço,

Mauro Duarte

O Brainstorm ainda é uma excelente alternativa!

Você já realizou um Brainstorming com a sua equipe?

O Brainstorm é um método que permite gerar de modo rápido, criativo e eficaz, um grande número de ideias, relacionadas a solução de um problema ou projeto de melhoria.

Esta técnica foi desenvolvida em 1950 por Alex Osborn para uso em publicidade.

Somente após a geração de um número suficiente de ideias é que se fará o julgamento de cada uma.

Para que serve de fato?

É uma técnica para auxiliar as pessoas de um grupo a expressar ideias, possibilitando uma melhor avaliação de uma determinada situação ou processo.

Osborn defende que a quantidade de ideias origina qualidade.

Regras para um Brainstorming de qualidade:

– Proibido qualquer crítica ou inibição.

– Ideias tolas ou irracionais não podem ser criticadas.

– Boas ideias não são elogiadas.

– Deixar as pessoas sem medo de “dizer uma bobagem”;

– Quanto mais ideias, melhor;

– Seja específico;

– Todos devem participar e para facilitar o processo podem ser utilizados materiais de apoio, tais como um flip chart e postites;

– Fale a primeira coisa que vem à cabeça;

Como deve ser estruturado o uso da ferramenta?

  1. Escolhe-se um coordenador e um secretário;
  2. O coordenador apresenta o tema e o tempo definido;
  3. A sessão é iniciada e os participantes começam a citar suas ideias e o secretário registra em uma lista com as mesmas palavras do proponente;
  4. Após esgotado o tempo inicia-se a seleção das ideias;
  5. Analisa-se as diversas sugestões, classifica-se e forma-se grupos de ideias e em seguida elabora-se uma ideia central para cada grupo.
  6. Redundâncias são descartadas e algumas ideias não são aproveitadas;
  7. Democraticamente a equipe elabora uma lista com as ideias finais.
  8. Após realiza-se um 5W2H visando implementar as ações.

Para concluir a dica é que as ideias sejam expostas de maneira clara e objetiva e criticas ou elogios as ideias sejam evitados;

É fundamental que o processo de comunicação seja focado na solução e não no problema, devendo se evitar histórias longas ou assuntos não relacionados ao tema em questão.

É importante que perguntas e respostas sejam objetivas, pois desta forma certamente você terá sucesso no uso desta ferramenta.

Você gostou desta ferramenta?

Pretende utilizar nas suas próximas reuniões com a sua equipe?

Se gostou do assunto por favor marca aqui nos comentários um colega seu que possa se interessar pelo assunto;

Forte Abraço